Het is een ongenode gast: Papier. Het komt dagelijks je huis binnen en in de meeste gevallen heb je er niet eens om gevraagd. Toch is het onvermijdelijk en om het onder controle te houden is het belangrijk dat je dagelijks alle binnenkomende papierwerk ordent en opruimt. Maak er een dagelijkse routine van dat maar een paar minuten van je kostbare tijd kost.

En als ik het over papierwerk heb, heb ik het niet alleen over de binnenkomende post, maar ook over de reclame, de uitnodigingen die je krijgt, de invulformulieren die je kind in zijn schooltas meekrijgt, documenten van het werk, etc.

Ook ontvangen e-mail is post! Hoewel dit niet daadwerkelijk in papiervorm wordt geleverd valt het wel onder de post. Maak dus ook je mailbox dagelijks leeg en kom in actie als dit verlangd wordt.

 

4 Manieren om papier onder controle te krijgen

4 Manieren om papier onder controle te krijgen

Voor elk stuk papier dat je huis binnenkomt heb je vier mogelijkheden:

1. Troep

Dit vind ik de meest leuke en gebruik deze mogelijkheid dan ook royaal. Let er wel op dat je papieren met jouw gegevens erop kapot scheurt of door de versnipperaar haalt. De rest kan zo de ‘oud-papier-bak’ in en dat is nogal wat!

2. Weggeven

Ook een favoriet van mij. Delegeren heet het ook wel. De rolverdeling voor wat betreft het papierwerk en de administratie is bij ons in huis als volgt; ik doe de betalingen en archiveer en mijn man regelt alles wat ingevuld moet worden, teruggestuurd moet worden, achteraan gebeld moet worden. Dus ‘zijn taken’ verdwijnen dan ook in zijn postbak en dat maakt de stapel voor mij een stuk lichter. Dan hebben we ook nog kinderen die zelf al post krijgen tegenwoordig, dus het wordt met de dag makkelijker voor mij 😉

Hoe ik mijn eigen deel inzake de papierwinkel regel vermeld ik uitgebreid in de cursus Orde in de Chaos.

3. Bewaren

Je kunt natuurlijk niet alles weggooien, hoe spijtig ook. Er zijn een aantal documenten die je moet bewaren en dus moet archiveren. Doe dit minstens elke maand. Hoe je dit kunt doen kun je eveneens hier leren.

4. Actie

En dan zijn er nog de papieren waarop actie moet worden ondernomen. Dit zijn rekeningen die betaald moeten worden en bijvoorbeeld de categorie papieren die onder mijn man’s taken vallen, zoals beschreven in punt 2. Er zijn ook papieren waarop ála minuut actie moet worden ondernomen. Dat kunnen bijvoorbeeld de invulstrookjes voor school zijn, of een handtekening die je moet zetten of een datum die je moet onthouden en je in je agenda moet zetten. Doe dit meteen, zodat je het niet hoeft te onthouden. Het is maar een kleine moeite en geeft een gerust gevoel.

Rekeningen die je moet betalen en een telefoontje dat je moet plegen naar aanleiding van een brief kun je bundelen. Het kost namelijk minder tijd als je dit in één keer doet dan wanneer je het meteen doet. Bepaal één dag in de week of in de maand om die administratie bij te werken. In het huishoudschema staat voor het betalen van rekeningen elke woensdag een reminder. Op de laatste woensdag in de maand wordt alles afgewerkt en gearchiveerd.

Echter, niemand verwacht dat je elke factuur te betalen zodra het binnenkomt, of een telefoontje van de tweede u iets te eisen dat actie van u gelezen. U bespaart meer tijd door groepeert de meeste taken.

Maak plek voor de papierwinkel

Er zijn maar vier mogelijkheden om met je papier (post of e-mail) te doen, zoals je ziet. Ze vallen altijd in één van bovenstaande categorie. Om er een dagelijkse routine van te maken en het meteen weg te werken naar de juiste plek moet je ervoor zorgen dat je een vaste plek in huis hebt waar je dit verzameld en bewerkt. Zorg ervoor dat je niet hoeft te zoeken naar papieren als je je ineens iets herinnert. Het voorkomt ook dat je juist iets vergeet en zo onnodige kosten of irritatie veroorzaakt.

Hoe houd jij je papier onder controle? Slingert het overal of heb je een vaste plek? Doe jij de administratie per week of per maand?

 

Author: Helga Post

Moeder en vrouw van een prachtig gezin. Altijd op zoek naar een makkelijke manier om de onderneming, het huishouden, draaiende te houden.


Door samenwerkingen kunnen artikelen gesponsorde links bevatten. Voor meer informatie hierover wil ik je graag verwijzen naar de disclaimer.

Welke nieuwsbrief ontvang jij graag?

Ontvang tips, inspiratie, aanbiedingen en nog meer in je mailbox!
(uiteraard mag je ze ook allemaal!)

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CommentLuv badge

One thought on “4 Manieren om papier onder controle te krijgen