Omdat we pas samenwoonden, alles nog nieuw was en ik liever leuke dingen deed, waren de paperassen wel het laatste waar ik me mee bezig hield. Die administratie kon me gestolen worden. Destijds zat ik vanwege mijn baan de hele dag al in de administratie en omdat ik blij was om ‘s avonds andere leuke dingen te doen, was mijn administratie thuis een puinhoop. Dus rekeningen die betaald waren werden samen met anderen, die nog betaald moesten worden op een grote hoop in een keukenla bewaard. En als deze la te klein werd, gooide ik het in een doos om deze vervolgens te verplaatsen naar een hoekje in een slaapkamer. Waar ik dan, zo beloofde ik mezelf, nog wel een keer orde in zou scheppen.

 

Is jouw administratie ook een bende? Moet je ook altijd uren zoeken naar belangrijke papieren? Lees hier hoe je in 6 stappen deze chaos weer op orde krijgt.

 

 

Dit ritueel herhaalde zich enkele jaren totdat we besloten het huurhuis in te ruilen voor een koophuis. Je kunt je misschien voorstellen hoe groot de papieren puinhoop inmiddels was en hoe lang de zoektocht naar die belangrijke papieren heeft geduurd.

Hier moest een einde aan komen, deze papieren chaos nooit meer.

Nog voordat we gingen verhuizen heb ik een aantal ordners aangeschaft en een begin gemaakt om de stapels papieren te doen slinken.
Inmiddels zijn we jaren later en mijn systeem voldoet nog steeds en zonder blikken of blozen haal ik gevraagde papieren boven water wanneer hiernaar gevraagd wordt.

Hoe ik tenslotte een einde maakte aan mijn papieren chaos.

  1. Zoek alle papieren die ergens in lades of in dozen zijn verstopt bij elkaar en maak stapels. Zorg dat je een groot werkoppervlak tot je beschikking hebt.
  2. Zet een afvalemmer, de ordners of mappen en leg een pen of stift klaar.

Je bent ongeveer zo’n 6 tot 8 ordners nodig.

  1. Maak denkbeeldige plaatsen op je tafel of bureau met de verschillende onderwerpen. Als je dit niet handig vindt kun je een memo op de plek plakken met het onderwerp erop geschreven. De onderwerpen zijn: Bank, medisch, belasting, persoonlijk, wonen en kinderen. Garanties, met daarbij de handleidingen, blijf ik in een doos bewaren omdat deze vaak wat dikker zijn en zich hierdoor niet makkelijk laten opbergen in een ordner. Daarnaast heb ik nog een ordner ‘overige’ voor alles wat bewaard moet blijven maar niet bij een van de andere onderwerpen hoort, en een ordner ‘rekeningen’ met een tabblad als scheiding tussen ‘betaald’ en ‘nog te betalen’. De betaalde rekeningen bewaar ik van een heel jaar. Hierna beslis ik wat ik wil houden en de rest gooi ik weg. Tegenwoordig hoef je niet zoveel meer te bewaren omdat alle betalingen op je afschrift worden vermeld.
  2. Begin gewoon; pak het eerste papier van de stapel, lees van wie het komt en bedenk dan eerst of je het moet bewaren. Is dit niet nodig gooi het dan meteen weg. Moet het worden bewaard, leg het dan op de betreffende denkbeeldige stapel of het memoblaadje. Zo worstel je je door alle papieren.
  3. Zijn je papieren van meerdere jaren, sorteer de afzonderlijke stapels dan eerst op jaartal en daarna op maand. Plaats ze daarna in de afzonderlijke ordners.
  4. Vergeet niet de onderwerpen op de rug van de ordner of op het etiket te schrijven. Om het voor jezelf makkelijker te maken kun je eventueel enkele sub-onderwerpen noteren.

Klaar is Kees

Je zult zien dat je afvalbak nu voller is dan je mappen. Bewaar daarom niet teveel. Rekeningen ouder dan een jaar die betaald zijn hoef je niet te bewaren. Een afschrift met daarop de betaling voldoet. Het is even werk, maar je hebt er voor de rest van je leven plezier van.

Hoe houd jij je administratie op orde? Of heb je nog tips?

 

[wysija_form id=”3″]

Artikelen op Waar is Mam zijn geschreven in overeenstemming met mijn disclaimer

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

CommentLuv badge